公民館の仕事をしていると、「あれ、この失敗、前にもなかったか？」と感じる瞬間がある。俺が現場で見てきた限りじゃ、これはもう一度や二度の話じゃないんだよな。
たとえば講座の企画。数年前に参加者が集まらなかった企画と、ほぼ同じ内容・同じ時間帯で再び募集をかけて、やっぱり人が来ない。担当者が替わっているから、前回の経緯を誰も知らない。社会教育法第22条に基づく事業だからといって、ただ「やりました」で終わらせていたら、そりゃ同じ轍を踏むに決まっている。
うーん、これは担当者個人の問題じゃないんだよ。組織として経験を記録し、引き継ぐ仕組みがないことが根っこにある。
俺が教育委員会にいた頃、異動のたびに前任者のファイルを引き継ぐ慣習はあった。でも中身を見ると、決裁文書と報告書の束だけで、「なぜこの判断をしたか」「何がうまくいかなかったか」が書かれていないことがほとんどだった。つまり記録はあるのに、経験が残っていない。あのときもそうだったんだけどさ、ある地区の防災講座で地元自治会との調整が難航した経緯があったのに、翌年の担当者はそれを知らずにまったく同じ段取りで進めて、また揉めた。誰も悪意はない。ただ、知らなかっただけだ。
公民館は非常勤職員や嘱託の比率が高い。宇都宮市でも、館によっては常勤が館長一人というところがある。人が入れ替わる前提で動かなきゃいけない組織なのに、経験の蓄積を個人の記憶に頼っている。これはまずいでしょう、さすがに。
じゃあどうするか。俺が最近やっているのは、講座が終わるたびにA4一枚の「ふりかえりメモ」を書くことだ。参加人数や満足度みたいな数字だけじゃなく、「チラシの配布先をどう選んだか」「当日こういうトラブルがあって、こう対処した」という判断の過程を残す。大げさな報告書じゃなくていい。次の人が読んで「ああ、そういうことか」とわかればそれで十分なんだよな。
まあ、それはそうなんだけどさ、こういう地味な作業こそ続けるのが難しい。忙しいときは後回しになるし、「誰が読むんだ」と思う日もある。でも、公民館みたいな地域の仕組みは、派手な改革じゃなくて、こういう小さな積み重ねで回っていくものだと俺は思っている。
経験を記録するというのは、結局、次にここで働く誰かへの敬意なんだよ。自分が苦労したことを、黙って抱えて去るんじゃなくて、ちゃんと言葉にして置いていく。それが組織の記憶になる。しょうがねえなと思いながらでも、書く。それだけのことが、同じ失敗の繰り返しを止める一番の近道だと、現場にいて強く感じている。
→ プロフィール / 他チャネルを見る
コメント