引き継ぎ資料に書かれない「なぜそうしたのか」
公民館の担当者が変わるたびに、俺がいつも気になるのは引き継ぎ資料の薄さじゃない。書いてあることの内容なんだよな。
「〇月に定例会議」「講師謝礼の上限は◯円」「駐車場は自治会との協定で管理」――こういう事実と手順は、たいていどの館でもきちんと文書に残っている。でも、なぜその謝礼上限になったのか、自治会との協定をなぜその時期に結ぶ必要があったのか、その背景と判断経緯はどこにも書かれていない。
あのときもそうだったんだけどさ、10年ちょっと前に市内のある公民館で、長年担当していた職員が定年退職した。後任の若い職員はマニュアル通りに動いたんだが、地元の敬老行事で毎年「念のため」送迎バスを手配する慣行の意味を知らなかった。予算節約だと判断して省いたら、足が不自由な高齢の参加者が数人来られなくなった。苦情が出て初めて、その慣行が地域の暗黙の福祉機能を担っていたと気づいた。書類には「バス手配・要予算確保」としか書いていなかったわけだ。
これは若い職員の失敗じゃない、と俺は思っている。判断の理由を書き残さなかった側の問題なんだよな。
「判断経緯」を記録する、という習慣をどう根付かせるか
じゃあどうすればいいか、という話になるんだが、正直これが難しい。現場の職員は日々の業務でいっぱいで、「なぜそうしたか」を文章に落とす余裕がなかなか生まれない。社会教育法の枠組みでいえば、公民館は地域住民の「学習と交流の場」として柔軟な運営が求められる。その柔軟さは人の身体知と関係性の上に成り立っているから、マニュアル化になじみにくい部分がある。
俺が現場で試みているのは、年度末の引き継ぎ面談に「判断ログ」という概念を持ち込むことだ。前任者に「今年度、何かルールと違う判断をしたことはあったか」と聞いて、その理由を録音込みで記録する。一時間かけて話を聞いてみると、出てくる出てくる。「あの自治会長が変わったから調整の順番を変えた」「館内の南側の部屋は冬に結露がひどいから、文化財の資料展示には使わないようにしている」といった、地味だけど本質的な情報が次々と出てくるんだよな。
文書にするのが苦手な人には、俺が聞き役に回って口述筆記の形を取ることもある。大事なのは完成度より、判断の理由が一行でも残っていること。「〇〇なので、こうした」という構造で記録が積み上がれば、後任者が判断に迷ったときの手がかりになる。
「記録」「仕組み」「人」の三位一体で渡す
もう一つ強く感じているのは、記録単体では限界があるということだ。記録を読み解く文脈も一緒に渡さないといけない、ということなんだよな。
俺が今取り組んでいるのは、公民館の運営記録と地域の自治会史、それから文化財保護台帳を横断的に参照できる簡単な索引をつくることだ。大げさなシステムじゃない。エクセル一枚で十分で、「この行事に関わる人・場所・経緯」が芋づる式にたどれるようにしておく。そういう索引があれば、新しい担い手が記録を読むときに「なぜこの記録が残っているのか」の入り口に立てる。
まあ、それでも全部は渡せないだろうと思っている。長年その地域に関わってきた人の身体感覚みたいなものは、記録には書けない部分がある。だから最後には、記録と仕組みと人を三位一体で次の世代に手渡すことが大事なんだよな。記録を読む人が育つ環境と、引き継ぎを受ける人が実際に現場を歩ける機会をセットで作らないと、どれだけ丁寧に書いても紙の上だけで終わる。
残りの行政人生で、俺にできることの一つはそこにあると思っている。
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